Fikcja doręczenia w postępowaniu administracyjnym
Wiele razy w trakcie mojej praktyki jako adwokat staję przed wadliwym doręczeniem przesyłki pocztowej przez Pocztę Polską. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na kluczowe w tym zakresie kilka orzeczeń sądów administracyjnych, w których wypowiedziano się na temat tzw. doręczenia zastępczego.
Czym jest doręczenie zastępcze? W skrócie i uproszczeniu jest to awizowanie przesyłki doręczanej stronie w postępowaniu (sądowym lub administracyjnym) lub po prostu - szereg czynności, które przewiduje prawo, gdy doręczyciel nie zastanie nas w domu. Jeżeli tak się stanie, doręczyciel zostawia awizo z zawiadomieniem, gdzie można odebrać przesyłkę, która oczekuje na nasz odbiór przez łącznie 14 dni. Po bezskutecznym upływie tego okresu, przesyłkę uznaje się doręczoną.
Problem pojawia się jednak wtedy, gdy ze względu na błąd doręczyciela, w naszej skrzynce awizo nigdy się nie znalazło. W takiej sytuacji należy przede wszystkim przeanalizować treść zwrotnego potwierdzenia odbioru, tzw. zwrotki, które dla organu lub sądu jest jedynym dowodem na to, że doręczenie zostało dokonane prawidłowo.
Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych „uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia” (zobacz np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 31 maja 2012 roku, I OSK 2105/11 czy wyrok Naczelnego Sadu Administracyjnego z dnia 31 stycznia 2012 roku, II OSK 2170/10).
Innymi słowy, doręczenie można uznać za dokonane tylko wtedy, gdy ze zwrotki wynika, że zostało ono dokonane zgodnie z przepisami postępowania. Mając to na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 12 maja 2022 roku, III SA/Gd 154/22, stwierdził, że zwrotne potwierdzenie odbioru musi zawierać niezbędne elementy, a mianowicie:
1. Datę dokonanej czynności;
2. Sposób jej wykonania oraz
3. Podpis pozwalający na identyfikację autora oświadczenia (doręczyciela - listonosza lub pracownika organu) i ustalenie jego odpowiedzialności za treść złożonego oświadczenia.
Szczególnie ten ostatni punkt bywa bardzo problematyczny. Niejednokrotnie na zwrotkach listonosz składa nieczytelny podpis lub w ogóle takiego podpisu nie składa. Ze względu na wagę oświadczenia listonosza co do awizacji przesyłki, wymaga się, aby można było ustalić jego tożsamość i - ewentualnie - pociągnąć go do odpowiedzialności np. za nieprawdziwe oświadczenie.
Z tego też powodu, zawsze warto dobrze przestudiować zwrotkę, na podstawie której wysnuto wniosek, że przesyłka została nam doręczona. Przy zastosowaniu tzw. fikcji doręczenia w sposób nieprawidłowy, możemy być pozbawieni podstawowych praw jako strona postępowania, np. prawa do złożenia odwołania od decyzji lub prawa złożenia skargi do sądu administracyjnego.
